Personvern - Ansgar bibelskole

Databehandlerregister for Arken

Sist oppdatert: 30. desember 2025

Behandlingsansvarlig: Ansgarskolen
Systemnavn: Arken (egenutviklet skoleadministrativt system)
Kort fortalt: Her forklarer vi hvilke personopplysninger vi bruker i Arken, hvorfor vi trenger dem, hvor lenge vi lagrer dem, og hvilke rettigheter du har.
Hvor lagres data? Personopplysninger i Arken lagres lokalt på interne servere i Norge.

1. Systemoversikt

Hovedsystem Skoleadministrasjon Håndterer søknader, studentopplysninger og rom/bolig. Data lagres lokalt i Norge.

Sikkerhet Pålogging Innlogging går via en proxy i Azure. Den brukes for å sjekke at du er riktig person og har riktig tilgang. Arken sine persondata lagres lokalt.

Adgang Adgangskontroll Håndterer digitale nøkler/tilgang til skolens lokaler for autoriserte personer.

Dokumenter Dokumentlagring Dokumenter lagres kryptert på interne servere i Norge. Dokumenter kan slettes automatisk når de går ut på dato.

2. Kategorier av registrerte

Søkere
Studenter
Ansatte/administrasjon
Foresatte/verger (når det er relevant)

3. Kategorier av personopplysninger

3.1 Vanlige personopplysninger

Navn og kontaktinformasjon (e-post, telefon, adresse).
Søknad og studie (for eksempel status, linjevalg, rom/boligønsker).
Tilgang og sikkerhet (roller/rettigheter og noen logger).

3.2 Fødselsnummer

Fødselsnummer kan behandles når det er nødvendig for sikker identifikasjon. Det lagres kryptert og med tilgangsstyring.

3.3 Særlige kategorier (ved behov)

Helseopplysninger (for eksempel allergier/tilrettelegging) brukes bare når det er nødvendig, og beskyttes ekstra.

4. Formål og behandlingsgrunnlag

Skoleadministrasjon: Vi bruker data for å behandle søknader, følge opp studenter og administrere rom/bolig.
Lovkrav: Noe må lagres for å oppfylle krav i regelverk (for eksempel arkiv og regnskap).
Sikkerhet: Vi bruker data for å sikre systemet og hindre misbruk.

5. Mottakere og tilgang

Internt: Ansatte som trenger tilgang for å gjøre jobben sin.
Eksternt: Leverandører som hjelper med nødvendige funksjoner (for eksempel innlogging). Disse er regulert med databehandleravtaler.
Tilgang: Rollebasert tilgang og logging av viktige hendelser.

6. Overføringer

Lokalt: Persondata i Arken lagres lokalt i Norge.
Innlogging: Ved innlogging kan nødvendige opplysninger behandles via en proxy i Azure (innenfor EU/EØS).
Utenfor EU/EØS: Vi overfører ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS uten at det er vurdert og lovlig.

7. Sikkerhetstiltak

Kryptering: Sensitive opplysninger lagres kryptert.
Tilgang: Rollebasert tilgang.
Innlogging: Flerfaktor brukes der det er tilgjengelig.
Logging: Viktige hendelser logges.
Sikkerhetskopi: Det tas sikkerhetskopi og testes gjenoppretting.

8. Lagringstid og sletting

8.1 Automatiske sletteprosesser

Søknader: Avsluttede søknader og tilhørende notater/meldinger slettes automatisk etter en periode.
Dokumenter: Dokumenter kan slettes automatisk når de går ut på dato.

8.2 Lagringstid per datatype

Søknadsdata (avsluttede saker)

Hvor lenge: 24 måneder

Hvorfor: Vi lagrer ikke lenger enn nødvendig.

Studentdata

Hvor lenge: 5 år etter avsluttet studie

Hvorfor: Arkiv/regler og behov for oppfølging.

Dokumenter

Hvor lenge: Til utløpsdato

Hvorfor: Utløpsdato står på dokumentet.

Systemlogger

Hvor lenge: 12 måneder

Hvorfor: Sikkerhet og feilsøking.

Regnskapsdata

Hvor lenge: 10 år

Hvorfor: Regnskapsregelverk.

9. Dine rettigheter

Som registrert har du rett til:

Innsyn i egne opplysninger.
Rettelse av feilaktige eller ufullstendige opplysninger.
Sletting av opplysninger (der lovverket tillater det og når opplysninger ikke lenger er nødvendige).
Å protestere (i noen tilfeller).
Å klage til Datatilsynet hvis du mener vi gjør noe feil.

Svarfrist: Vi svarer normalt innen 30 dager.

10. Tilsynsmyndighet

Datatilsynet er tilsynsmyndighet for personvern i Norge. Informasjon om klage og rettigheter finnes på Datatilsynets nettsider.

Dette registeret er en del av Ansgarskolens internkontroll for informasjonssikkerhet og personvern.