Beredskapsplan for turer

i regi av Ansgar Bibelskole og Ansgar teologiske høgskole

Supplement til ”Ansgarskolens beredskapsplan for kriser og krisehåndtering”

Innledning

Denne planen er et supplement til ”Ansgarskolens beredskapsplan for kriser og krisehåndtering”, og gjelder bare for turer i regi av Ansgar Bibelskole og Ansgar teologiske høgskole.   

Før avreise eller så snart som mulig etter ankomst må deltakerne bli orientert om generelle regler for sikkerhet og forsiktighet.  Dersom turen går utenlands, må en alltid huske på at som besøkende i et annet land er en gjest og skal ta hensyn til de lokale regler for oppførsel. Fordi en er ukjent og en situasjon kan virke uoversiktlig, er det en god regel å følge de råd som blir gitt av folk som kjenner de lokale forhold.  Leder av kriseteamet har ansvar for at deltakerne får informasjon om hvilke steder som en bør unngå å oppsøke, om kommunikasjonsmidler, mulighet for å bestille taxi, om å ferdes ute på kvelds/nattetid, viktige telefonnummer osv.

Informasjon om ulykker til pårørende, media og eventuelle andre tas hånd om av Ansgarskolens kriseberedskapsteam, i følge den overordnede beredskapsplanen.  Det henvises derfor til denne.

Denne planen inneholder planer for organisering og oppfølging av beredskapen i den første tiden etter en ulykke, inntil skolens kriseberedskapsplan kan overta.

1.  Organisering

• Opprettelse av kriseteam

I forkant av reisen skal det opprettes et kriseteam, som vil ha ansvaret for å organisere beredskapen i forbindelse med en eventuell ulykke.  Kriseteamet skal ha følgende sammensetning:

• Turleder
• Representant fra skolens stab hvis mulig
• To studenter

Turleder eller annen ansatt fra skolen utnevnes som kriseteamleder.

Før utreise skal det meldes som sak til Ansgarskolens ledergruppe hvem som utgjør turens kriseteam med informasjon om hvordan de kan kontaktes (mobilnummer, e-postadresse m.m.) samt oversikt over hvor reisefølge til enhver tid er og hvordan de kan kontaktes. Samme informasjon skal legges ut på fellesområdet i Personalhåndboka (mappene ”MHS” og ”Sikkerhet”).

• Overordnet ansvar

Det må til enhver tid være klart hvem som har det overordnede ansvaret for å organisere beredskapen i forbindelse med en ulykke.  Det må også være klart hvem som kan tre inn i dennes stilling dersom nødvendig. 

Alle i kriseteamet skal ha god kjennskap til beredskapsplanen.  Kriseteamleder må sørge for at alle deltakere har hans/hennes telefonnummer og andre viktige nummer.  Se liste under 1.6

• Definisjoner

Kriseteamleder: Den i staben som har ansvaret for beredskapen på turen.  Som regel er det også den som har det generelle ansvaret for turen.

Nestleder: En i staben som assisterer leder og kan tre inn i leders sted ved behov. 

Studentrepresentant: Studenter som er valgt til å assistere ved beredskap.  Kan kombineres med andre tillitsoppgaver.

Dersom turen går utenlands, skal kriseteamleder sørger for at følgende informasjon om de reisende overlates til Ansgarskolens rektor før avreise:

• Kopi av pass
• Kopi av flybilletter
• Kopi av reiseforsikringsbevis
• Navn og telefonnummer til pårørende
• Kontrakt mellom institusjon og student

• Sjekkliste de første timene etter en ulykke/dramatisk hendelse

1.4.1 På ulykkesstedet

Det er ikke mulig å forutse hvem som vil være tilstede på skadestedet. Den/de som er til stede, og som er i stand til det, må sørge for:

• at alt gjøres for å berge liv og begrense skader
• at politi / brannvesen / helsepersonell blir varslet og får den assistanse som er mulig og ønskelig
• at Ansgarskolens kriseberedskapsteam snarest mulig blir orientert og oppdatert med opplysninger
• å skaffe nødvendig transport
• at de involverte som er i stand til det, så raskt som mulig får anledning til å kontakte sine nærmeste etter at Ansgarskolens kriseberedskapsteam er informert
• å være tilgjengelig på telefon

1.5: Loggføring

1. at all informasjon som gis, er korrekt
2. at en er bevisst på hvem en gir informasjon til
3. at en fører en form for logg over hva som blir gjort og over informasjonsgangen

1.6: Varslingsliste

Det må lages en oversikt for hvert land som besøkes over hvilke telefonnummer som det er viktig å kjenne til.  Hver deltaker på turen må ha denne lista med seg.

Dersom mulig, bør samtlige 4 instanser varsles i nevnte rekkefølge:

1. Politi og medisinsk nødhjelp
2. Turens kriseteamleder
3. Den lokale norske ambassade
4. Ansgarskolens kriseberedskapsteam

Medlemmene i Ansgarskolens kriseberedskapsteam vil til enhver tid være tilgjengelig på telefon.  Se oversikt over Ansgarskolens beredskapsteam.

Telefonnumre i Norge (privat / mobil)

Kriseberedskapstemaets medlemmer skoleåret 2019-2020

1.7: Oppfølging

(Dagen etter en ulykke/dramatisk hendelse og de påfølgende dagene)

Ansvar: Kriseteamleder

• Dersom noen av turdeltakerne er innlagt på sykehus må leder plassere en person, helst fra staben, til å være til stede på sykehuset i den første tiden etter ulykken.  Dersom staben trengs til andre oppgaver, kan studentrepresentant eller en av studentene som kriseteamleder anser som særlig skikket tildeles denne oppgaven.
• La kolleger og studenter få være sammen den nærmeste tiden etter hendelsen. Legg til rette for at de kan snakke om sine reaksjoner. Informer grundig om hva som har skjedd så langt og hva som vil skje framover.
• Sjekk behovene for særlige tiltak utover det som tradisjonelt hjelpearbeid bidrar med. F.eks. samtale med kvalifisert personale i forbindelse med sorg- og krisereaksjoner. Glem ikke at også andre enn de som er fysisk skadet, kan føle seg involvert i hendelsen og derfor kan være i behov av oppmerksomhet og egnede tiltak.
• Dersom en ulykke eller annen dramatisk hendelse inntreffer vil dette medføre konsekvenser for programmet for studieturen.  Turens ledelse i samråd med skolens ledelse vurderer hvilke tiltak som må gjennomføres.  Kriseteamleder delegerer oppgaver som ombestilling av billetter, avbestilling av avtaler osv.  Turledelsen må ha en liste over kontaktpersoner som må kontaktes i slike tilfeller.
• Så snart som mulig må det skaffes oversikt over skader og legges til rette for hjemtransport av skadede eller forulykkede.  Det forutsettes at alle deltakere har tegnet personlig reiseforsikring som skolens administrasjon skal ha oversikt over. Ved ulykker og eventuelle dødsfall vil prosedyren hovedsakelig være bestemt av aktuelle forsikringsvilkår.

2. Informasjon

Ved en ulykke som inntreffer i løpet av en tur, er det kriseteamleders ansvar først og fremst å informere Ansgarskolens kriseberedskapsteam, som tar ansvar for det videre informasjonsarbeidet i henhold til skolens beredskapsplan.  Det er viktig at all informasjon som blir gitt til skolens ledelse går gjennom kriseteamleder eller den som får ansvar for dette.  Det er også viktig at skolens ledelse er informert før deltakerne kontakter pårørende.

Mediene vil ofte forsøke å få kontakt med kolleger/ medstudenter for å snakke med dem om det som har skjedd. Skolens ansatte bør være svært tilbakeholdne med å opplyse om hvilke studenter/kolleger som står/sto eventuelle skadede/forulykkede nærmest.   En må her henvise til skolens ledelse for informasjon.

Der ulykken har skjedd, er kriseteamleder / stedfortreder ansvarlig for å gi et tilbud til alle involverte om en samling der det gis informasjon og mulighet for samtale. I tillegg til turledelsen bør om mulig kvalifisert hjelpepersonell være til stede. Det må forsøkes å finne et egnet, rolig sted til dette formålet.  Møtet har to hovedhensikter:

• Alle får samme informasjon, og rykter kan avkreftes
• Kolleger / medstudenter kan sammen bearbeide sjokket etter hendelsen.

På Ansgarskolen er kriseberedskapsteamet ansvarlig for å gi et tilsvarende tilbud om samling av studenter og ansatte som har nær tilknytning til de som er innblandet i en større ulykke.

På slike møter er det viktig at kollegene/ studentene får vite hva skolen og politiet vet om omstendighetene bak hendelsen. De som møter, må gis mulighet til å stille spørsmål. De ansvarlige må svare så åpent og saklig som mulig. Slike møter gjentas når det er noe nytt i saken.

3. Omsorg

Det finnes ikke noe fasitsvar på hva vi kan eller bør gjøre i en krise- eller ulykkessituasjon. Slike situasjoner vil nødvendigvis ha forskjellig karakter med svært ulike utfordringer og behov. Likevel er det mye å vinne på at en på forhånd er bevisstgjort på hva det erfaringsvis er klokt å gjøre i slike situasjoner. Det er viktig å ta alle reaksjonsformer som sjokk og fortvilelse, frykt og forbitrelse, sorg og savn, på alvor. Like viktig er det å registrere de praktiske behov. Målet må være at vi på best mulig måte kan vise omsorg for og ta vare på så vel studenter og ansatte som pårørende og andre berørte parter.

Så snart de første reaksjonene er over og det kan legges til rette for det, må alle som har behov for det få anledning til snakke om det som har skjedd.  Dette kan gjøres i fellessamlinger eller i grupper.  Et hjelpetiltak kan også være å la alle skrive ned sin versjon av det de har opplevd. 

3.1 Ansvar

Kriseteamleder har et overordnet ansvar for de særlige omsorgstiltak som gjennomføres under turen i en krise- eller ulykkessituasjon.  Alle i kriseteamet har medansvar for den praktiske tilretteleggingen av konkrete omsorgstiltak og for oppfølging av studentene etter samråd med kriseteamleder.

Dette ansvar må sees i sammenheng med det profesjonelle hjelpeapparatet utenfor skolen. Men hver enkelt ansatt og student bør være klar over at ingen kan erstatte den støtte vi som medmennesker kan gi hverandre i en tung og vanskelig situasjon.

Dersom en ulykke oppstår i forbindelse med besøk til organisasjoner som allerede har sine egne beredskapsplaner, bør denne planen samkjøres med de som allerede finnes lokalt.

3.2 Krisehjelp

Videre oppfølging av profesjonelt hjelpeapparat legges til rette av Ansgarskolens kriseberedskapsteam i henhold til ”Ansgarskolens beredskapsplan for kriser og krisehåndtering”.