Personvern

1. Systemoversikt

2. Kategorier av registrerte

• Søkere
• Studenter
• Ansatte/administrasjon
• Foresatte/verger (når det er relevant)

3. Kategorier av personopplysninger

3.1 Vanlige personopplysninger

• Navn og kontaktinformasjon (e-post, telefon, adresse).
• Søknad og studie (for eksempel status, linjevalg, rom/boligønsker).
• Tilgang og sikkerhet (roller/rettigheter og noen logger).

3.2 Fødselsnummer

• Fødselsnummer kan behandles når det er nødvendig for sikker identifikasjon. Det lagres kryptert og med tilgangsstyring.

3.3 Særlige kategorier (ved behov)

• Helseopplysninger (for eksempel allergier/tilrettelegging) brukes bare når det er nødvendig, og beskyttes ekstra.

4. Formål og behandlingsgrunnlag

• Skoleadministrasjon: Vi bruker data for å behandle søknader, følge opp studenter og administrere rom/bolig.
• Lovkrav: Noe må lagres for å oppfylle krav i regelverk (for eksempel arkiv og regnskap).
• Sikkerhet: Vi bruker data for å sikre systemet og hindre misbruk.

5. Mottakere og tilgang

• Internt: Ansatte som trenger tilgang for å gjøre jobben sin.
• Eksternt: Leverandører som hjelper med nødvendige funksjoner (for eksempel innlogging). Disse er regulert med databehandleravtaler.
• Tilgang: Rollebasert tilgang og logging av viktige hendelser.

6. Overføringer

• Lokalt: Persondata i Arken lagres lokalt i Norge.
• Innlogging: Ved innlogging kan nødvendige opplysninger behandles via en proxy i Azure (innenfor EU/EØS).
• Utenfor EU/EØS: Vi overfører ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS uten at det er vurdert og lovlig.

7. Sikkerhetstiltak

• Kryptering: Sensitive opplysninger lagres kryptert.
• Tilgang: Rollebasert tilgang.
• Innlogging: Flerfaktor brukes der det er tilgjengelig.
• Logging: Viktige hendelser logges.
• Sikkerhetskopi: Det tas sikkerhetskopi og testes gjenoppretting.

8. Lagringstid og sletting

8.1 Automatiske sletteprosesser

• Søknader: Avsluttede søknader og tilhørende notater/meldinger slettes automatisk etter en periode.
• Dokumenter: Dokumenter kan slettes automatisk når de går ut på dato.

8.2 Lagringstid per datatype

9. Dine rettigheter

• Innsyn i egne opplysninger.
• Rettelse av feilaktige eller ufullstendige opplysninger.
• Sletting av opplysninger (der lovverket tillater det og når opplysninger ikke lenger er nødvendige).
• Å protestere (i noen tilfeller).
• Å klage til Datatilsynet hvis du mener vi gjør noe feil.

10. Tilsynsmyndighet